用 GTD 安排一天的工作,从一个小任务开始 – 2Do

如何在琐事缠身的时候找到自己当下最应该专注的任务?如何合理的分配注意力,将时间利用到最好,让有限的时间里尽可能多的处理无限的事物。David Allen 在《尽管去做》中介绍了 GTD 工作法,简单来说就是建立一个大脑外的任务管理体系,而我则是通过 2Do 来完成自己的任务管理。

2Do 是一款久负盛名的 GTD 工具,它可以帮助使用者在大脑之外建立一套任务系统,并对任务进行安排和整理。你可以将生活或工作中的事情全部放到 2Do 当中,然后在周期开始的时候做好安排,剩下的时候只需要按照安排执行任务即可。

2Do 遵循了 Material Design 的设计规范,点击右下角的加号即可新建任务。新建的任务默认会被保存到「收件箱」中,你可以将其理解成一个大杂烩,所有还未进行安排的事情都应该被放在收件箱中等待安排。随后你就可以对任务进行分类和整理,2Do 提供列表、标签、智能列表三个分类维度。

你可以为每个任务设置开始时间、到期时间、重要程度(优先级)、完成后重复和活动提醒,并可以为任务添加备注和附件。需要介绍的是,2Do 支持添加动作。2Do 预设了六个动作 —— 致电、短信、邮件、网址、访问和搜索,预设可以在执行任务的时候直接点击按钮激活。

GTD 工作法的另一个核心则是「拆解任务」,将一个大的任务拆解成数个可以被执行的小任务。如果你的目标是学车,那么你就应该把它拆分成:寻找靠谱的驾校、去驾校报名、预约练车时间(每周重复)、预约科目考试······ 2Do 提供了待办事项列表和项目两种,项目可以理解成多个独立任务的合集,而清单则合在一起构成一个任务。

如果 2Do 中的任务非常多,你还可以通过过滤器(智能列表)、搜索和聚焦三种方式来快速的审阅自己的任务。过滤器是一些根据特定调节筛选出来的任务,如我的「⌛️委托等待中」是一些已经交给别人去完成等待反馈的任务,这个任务可能是某个项目的一部分、也可能在不同的列表当中,所以需要一个智能列表将他们统筹起来。

在界面右上角搜索的按钮下面有两个小按钮,分别是仅显示正在进行的任务和「聚焦」功能。你可以对聚焦功能进行设置,它实际上是一个特殊的过滤器,我将它设置为显示高优先级、逾期和今天要完成的任务。你也可以根据自己的需求来自定义这个按钮,只需要长按它即可弹出设置。

2Do 支持自动备份和云同步。但是需要说明的是,2Do 并没有自己的云服务器,只能跟 Dropbox、Toodledo、Reminders、Fruux、Yahoo!Calendar、CalDAV 这些第三方服务器同步。如果你无法连接 Dropbox 可以试试 Toodledo 的同步方式。

一款强大的 GTD 工具自然不是一篇短短的文章可以介绍完的,本文不过介绍了皮毛而已。更多的使用技巧可以下载 App 之后阅读官方的入门指南,也可以留言和我一起讨论。2Do 目前支持 Android、Mac 和 iOS 三个平台,你可以在各自的应用商店下载。

题图来自 stocksnap.io

—— 首发 智友社区 ——

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