Office 技巧 – 分享一个适用于论文的 Word 版本控制技巧

最近又开始写论文了才发现很多人的论文是没有版本控制的概念,一个 Word 写到黑。没有版本控制就意味着根本不知道自己修改或者增删了什么内容,有的时候删掉的一段可能过两天觉得写的很好,这个时候没有版本控制基本上就凉凉。而且跟导师沟通的时候经常会出现 Word 满天飞的情况,要是没有整理好版本真的非常容易出错。

版本控制的好处

对 Word 进行版本控制有什么好处呢?首先我们知道自己修改了什么东西,比如 0.7 这个版本是新加了研究方法的部分,0.71 是对研究方法有了一点小小的改动。如此自己修改或者增删过什么东西就一目了然啦。当然,千万不要对自己的大脑过分自信,如果没有版本控制的话我们大部分人根本没办法记住自己修改了什么内容,尤其是几十个版本改下来的情况。

做版本控制的另一个好处,就是用邮箱给导师、同事发邮件的时候能加印象分。试想一下导师每天收到那么多邮件和论文,只有你的是版本清晰的,是不是印象特别好?导师说不定还会在心里低估一句:“这孩子,一看写论文就写的认真。” 所以啊,对 Word 进行版本控制真的很重要。

如何对 Word 进行版本控制

既然是小技巧,我的技巧真的非常简单——另存为。首先 Office 系列的办公软件是自带版本文档比较、批注、评论等功能的,所以根本没有必要再去像代码一下安装辅助软件。我知道 Git 是非常好的版本控制工具,但是作为一个文科生并且只是写写论文我实在用不到这个高端的工具,sharepoint 也是同理。

通过文件管理器进行版本控制
通过文件管理器进行版本控制

目前我是通过版本号 + Pagico 的方式进行版本控制的,小数点前的数字代表大版本,小数点后的数字代表小版本。大版本指的是经过完整的 review 或者较大的修改之后的版本,比如我发给导师的一般都是 1.x 的版本,这表示我已经完成并且认真 review 过这个文件。

Pagico 的文档修改记录
Pagico 的文档修改记录

因为刚好在使用 Pagico(关于 Pacigo 可以查看我的另一篇文章)安排任务,我会把不同的修改任务整理好放在 Pagico 中并且附上版本号,后期就省掉记录版本更改的过程了。即便是同一天的多次修改我也会统统算成单独的任务并且记录下来。不止论文,几乎所有的 Assignment 我都会这样进行版本控制。

没有 Pagico 也没关系,任何一个任务管理工具都能发挥类似的功效,或者在印象笔记中新建一个笔记,文件管理器中新建一个文本文档都可以起到类似的作用。版本号的编撰也可以根据个人情况来设计,比如这个文档需要多人 review(同时大家又非得用邮件)那就可以是 1.x-name 的形式,name 可以用小写字母代替不同的人。当然,这种情况还是建议大家用 OneDrive、印象笔记或者石墨之类的工具。或者如果你有别的办法,也可以评论分享一下,方法和工具不在乎高不高端最重要的是适合自己嘛。

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